Une fois le contenu du communiqué rédigé et validé (titre, chapô, corps du texte, contact), il faut le mettre en forme pour qu’il puisse être transmis proprement aux journalistes.
On distingue deux formes principales :
Le communiqué de presse mis en page dans un fichier Word (ou PDF)
Le communiqué envoyé directement dans le corps d’un e-mail
1. Fichier Word (ou PDF)
C’est la méthode la plus classique. Elle permet de soigner la présentation, et de l’envoyer en pièce jointe à un mail groupé.
Avantages :
Mise en forme claire et maîtrisée
Possibilité d’ajouter un en-tête avec le logo, la date, les coordonnées
Facilité de diffusion en PDF imprimable
À faire :
Utiliser Microsoft Word (ou Google Docs)
Exporter ensuite en PDF
Soigner la mise en page : marges, titres, paragraphes espacés, polices lisibles
Ajouter le logo de l’organisation en haut
Inclure une section “Contact presse” bien identifiée à la fin
2. Envoi direct par e-mail
C’est la méthode la plus rapide. Le communiqué est collé dans le corps du message, sans pièce jointe.
Avantages :
Lecture immédiate (pas besoin de cliquer sur une pièce jointe)
Plus mobile-friendly
À faire :
Coller le texte complet dans le corps du mail (pas de fichier)
Utiliser une signature claire avec les coordonnées complètes
Ajouter un objet d’e-mail sobre et descriptif (ex : “Communiqué de presse – Lancement de la saison 2025”)
3. Bonnes pratiques de production
Nommer le fichier correctement : “communique_[NomStructure]_[Date].pdf”
Vérifier l’orthographe, la ponctuation et l’aération du texte
Ajouter en pièce jointe 1 à 2 visuels (photos ou logo), en fichiers séparés
Ne jamais coller des images dans le document Word : elles doivent être fournies à part
4. Outils
Microsoft Word : traitement de texte classique, suffisant pour tous les besoins
Google Docs : gratuit, en ligne, possibilité d’exporter en PDF
Votre messagerie professionnelle : pour l’envoi direct (Gmail, Outlook, etc.)