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Une fois le contenu du communiqué rédigé et validé (titre, chapô, corps du texte, contact), il faut le mettre en forme pour qu’il puisse être transmis proprement aux journalistes.

On distingue deux formes principales :

  • Le communiqué de presse mis en page dans un fichier Word (ou PDF)

  • Le communiqué envoyé directement dans le corps d’un e-mail


1. Fichier Word (ou PDF)

C’est la méthode la plus classique. Elle permet de soigner la présentation, et de l’envoyer en pièce jointe à un mail groupé.


Avantages :

  • Mise en forme claire et maîtrisée

  • Possibilité d’ajouter un en-tête avec le logo, la date, les coordonnées

  • Facilité de diffusion en PDF imprimable


À faire :

  • Utiliser Microsoft Word (ou Google Docs)

  • Exporter ensuite en PDF

  • Soigner la mise en page : marges, titres, paragraphes espacés, polices lisibles

  • Ajouter le logo de l’organisation en haut

  • Inclure une section “Contact presse” bien identifiée à la fin


2. Envoi direct par e-mail

C’est la méthode la plus rapide. Le communiqué est collé dans le corps du message, sans pièce jointe.


Avantages :

  • Lecture immédiate (pas besoin de cliquer sur une pièce jointe)

  • Moins de risque de tomber dans les spams

  • Plus mobile-friendly


À faire :

  • Coller le texte complet dans le corps du mail (pas de fichier)

  • Utiliser une signature claire avec les coordonnées complètes

  • Ajouter un objet d’e-mail sobre et descriptif (ex : “Communiqué de presse – Lancement de la saison 2025”)


3. Bonnes pratiques de production

  • Nommer le fichier correctement : “communique_[NomStructure]_[Date].pdf”

  • Vérifier l’orthographe, la ponctuation et l’aération du texte

  • Ajouter en pièce jointe 1 à 2 visuels (photos ou logo), en fichiers séparés

  • Ne jamais coller des images dans le document Word : elles doivent être fournies à part


4. Outils

  • Microsoft Word : traitement de texte classique, suffisant pour tous les besoins

  • Google Docs : gratuit, en ligne, possibilité d’exporter en PDF

  • Votre messagerie professionnelle : pour l’envoi direct (Gmail, Outlook, etc.)

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Finaliser le fichier et choisir un imprimeur adapté (A2, A3, F4).

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